Indicateur 18 Qualiopi : coordination des intervenants

Qu'est-ce que l'indicateur 18 Qualiopi ?

L'indicateur 18 du Référentiel national qualité (décret n° 2019-565 du 6 juin 2019) est ainsi rédigé : « Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…). » Il relève du Critère 4 : « L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en œuvre ». Le glossaire du guide de lecture V9 du 8 janvier 2024 précise les termes : les intervenants internes sont les dirigeants et salariés intervenant dans le cadre d'un contrat de travail, formateurs occasionnels compris ; les intervenants externes sont tous les sous-traitants intervenant dans le cadre d'un contrat de prestation de service ; mobiliser, c'est impliquer les intervenants en fonction des besoins de la prestation. Son intitulé est inchangé dans le référentiel applicable au 1er novembre 2026 (décret n° 2026-728).

À qui s'applique l'indicateur 18 ?

L'indicateur 18 est un indicateur commun : il concerne les actions de formation, les bilans de compétences, les actions de VAE et les actions de formation par apprentissage. Pour la VAE, le guide de lecture V9 ajoute une obligation spécifique : les intervenants externes ne sont ni les certificateurs ni les financeurs. Le guide précise aussi qu'un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions. L'indicateur 18 fait partie des indicateurs à gradation : une non-conformité mineure est caractérisée par un défaut ponctuel de coordination, une non-conformité majeure peut être prononcée lorsque l'attendu n'est pas du tout respecté. En sous-traitance, il est apprécié selon les missions confiées au sous-traitant par contrat.

Ce que vérifie l'auditeur

L'auditeur vérifie deux choses. D'abord que le prestataire identifie les intervenants nécessaires à chaque prestation, sur toutes les fonctions et pas seulement la pédagogie, et qu'il les mobilise. Ensuite qu'il organise leur coordination : répartition des rôles, circulation de l'information, échanges avec les intervenants externes. L'indicateur 18 ne porte pas sur les compétences des intervenants, qui relèvent de l'indicateur 21, ni sur le contrôle de la conformité des sous-traitants au référentiel, qui relève de l'indicateur 27.

Exemples de preuves pour l'indicateur 18

Le guide de lecture V9 cite les exemples de preuves suivants. Ils ne sont ni obligatoires ni exhaustifs. Bonne pratique : retenez ceux qui correspondent à la taille et à l'organisation de votre structure.

• →Organigramme fonctionnel indiquant les champs d'intervention : pédagogique, technique, commercial, social
• →Liste des intervenants et contributeurs internes ou externes
• →Contrats de travail et contrats de prestation de service
• →Fiches de poste
• →Liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap
• →Planning des intervenants
• →Comptes rendus de réunions d'équipe
• →Relevés des échanges avec les intervenants externes

Intervenants internes et externes : qui est qui

Ce tableau reprend les définitions du glossaire du guide de lecture V9 et les cas particuliers prévus par la fiche de l'indicateur 18.

Comment Kaliopi vous aide sur l'indicateur 18

L'indicateur 18 est couvert par Kaliopi au travers de la gestion des formateurs et des sessions. Dans les paramètres, l'onglet Organisation vous permet de déposer votre organigramme, de décrire vos méthodes de coordination ou d'indiquer que vous êtes un prestataire indépendant assurant seul les différentes fonctions ; l'onglet Équipe recense les collaborateurs de votre organisme. Le module Formateurs centralise vos intervenants, et chaque session indique les formateurs mobilisés, en précisant s'ils interviennent en sous-traitance et à quelle date ils ont été mobilisés. Toutes ces fonctions Qualiopi sont gratuites.

Points clés à retenir