Qualiopi sous-traitance formation : obligations et preuves 2026

Mis à jour en avril 2026

En sous-traitance de formation, c'est le donneur d'ordre (OF principal) qui reste responsable de la conformite Qualiopi. Il doit verifier les competences de ses sous-traitants, formaliser les contrats et conserver les preuves. Kaliopi.io permet de gerer toute cette documentation gratuitement.

Qu'est-ce que la sous-traitance en formation au sens Qualiopi ?

La sous-traitance en formation professionnelle designe le fait pour un organisme de formation (le donneur d'ordre) de confier tout ou partie d'une action de formation a un autre prestataire (le sous-traitant). Cette pratique est courante mais encadree par le referentiel Qualiopi via l'indicateur 25.

→Donneur d'ordre : l'OF qui signe le contrat avec le client financeur (OPCO, entreprise)
→Sous-traitant : le formateur ou l'OF qui realise la prestation pour le compte du donneur d'ordre
→Le sous-traitant n'a pas de lien contractuel direct avec le financeur
→La responsabilite de la qualite reste entierement chez le donneur d'ordre
→Exemples : faire appel a un expert externe pour une session, collaborer avec un autre OF sur un programme multi-thematiques

Indicateur 25 Qualiopi : que dit exactement le referentiel ?

L'indicateur 25 du referentiel Qualiopi porte sur la maitrise de la sous-traitance par le prestataire certifie. Il s'applique uniquement aux OFs donneurs d'ordre qui font appel a des sous-traitants.

→Critere 1 : verifier les competences des sous-traitants avant de les engager (CV, references, experiences)
→Critere 2 : formaliser les modalites de la sous-traitance dans un contrat ou une convention
→Critere 3 : s'assurer que les sous-traitants sont informes des exigences Qualiopi applicables
→Critere 4 : evaluer les prestations realisees par les sous-traitants
→Critere 5 : conserver les preuves de ce controle qualite (contrats, CV, evaluations)
→Si vous n'avez pas de sous-traitants : l'indicateur 25 ne s'applique pas et vous n'avez rien a justifier

Votre sous-traitant doit-il etre certifie Qualiopi ?

C'est l'une des questions les plus frequentes sur la sous-traitance en formation. La reponse est nuancee : la certification Qualiopi du sous-traitant n'est pas obligatoire, mais elle simplifie considerablement la conformite.

→Sous-traitant certifie Qualiopi : la preuve de sa certification suffit a satisfaire l'indicateur 25 en grande partie
→Sous-traitant non certifie : vous devez recueillir et conserver les preuves de ses competences (CV, diplomes, experiences, references)
→Obligation renforcee : si votre sous-traitant n'est pas certifie, vous devez demontrer que vous avez verifie sa capacite a respecter les exigences Qualiopi
→Bon a savoir : un formateur independant peut etre sous-traitant sans etre lui-meme certifie Qualiopi, sous reserve que le donneur d'ordre assume la responsabilite
→Recommandation pratique : privilegier les sous-traitants certifies Qualiopi reduit votre charge documentaire

Quels documents conserver pour l'indicateur 25 ?

Pour satisfaire l'indicateur 25 lors de votre audit Qualiopi, vous devez constituer un dossier de preuves pour chaque sous-traitant. Voici la liste des documents a rassembler.

→CV ou profil detaille du sous-traitant (competences, formations, experiences)
→Contrat ou convention de sous-traitance signe par les deux parties
→Copie de la certification Qualiopi du sous-traitant (si applicable)
→Attestation de Declaration d'Activite (DA) du sous-traitant (numero NDA)
→Grille d'evaluation ou questionnaire de satisfaction sur la prestation realisee
→Compte rendu ou bilan de la prestation sous-traitee
→Correspondances documentant le brief initial et le suivi de la mission

Comment rediger un contrat de sous-traitance conforme Qualiopi ?

Le contrat de sous-traitance est la piece maitresse de votre dossier de preuves pour l'indicateur 25. Il doit couvrir plusieurs points pour etre suffisant lors de l'audit.

→Identification des parties : raison sociale, SIRET, NDA (numero de declaration d'activite) des deux OFs
→Description de la prestation : intitule de la formation, objectifs, duree, public cible, modalites pedagogiques
→Periode et lieu d'intervention : dates, horaires, lieu de realisation
→Obligations du sous-traitant en matiere de qualite : respect du programme, gestion des emargements, remontee des incidents
→Tarif et modalites de reglement entre donneur d'ordre et sous-traitant
→Clause de confidentialite : protection des donnees des apprenants
→Clause de qualite : engagement du sous-traitant a respecter les exigences Qualiopi
→Signature des deux parties avec date

Comment Kaliopi.io simplifie la gestion de la sous-traitance Qualiopi

Kaliopi.io permet aux OFs donneurs d'ordre de centraliser toute la documentation liee a leurs formations, qu'elles soient realisees en interne ou sous-traitees. La plateforme est gratuite et operationnelle en 5 minutes.

→Generation automatique des conventions de formation conformes Qualiopi
→Gestion des emargements numeriques pour chaque session, meme sous-traitee
→Portail formateur : chaque sous-traitant peut saisir ses informations et gerer ses sessions en autonomie
→Suivi des indicateurs Qualiopi pour identifier les points de vigilance
→Stockage centraliSe de tous les documents de preuves (conventions, emargements, evaluations)
→Export BPF annuel integrant toutes les sessions, y compris sous-traitees
→Gratuit pour toutes les fonctionnalites essentielles, Premium a 22,90 €/mois pour le stockage illimite

Points clés à retenir

Le donneur d'ordre reste toujours responsable de la qualite Qualiopi, meme en cas de sous-traitance totale
L'indicateur 25 ne s'applique que si vous avez des sous-traitants — sinon, rien a justifier
Privilegiez des sous-traitants certifies Qualiopi pour reduire votre charge documentaire
Le contrat de sous-traitance est la preuve cle : verifiez qu'il mentionne les obligations qualite
Kaliopi.io permet de centraliser toute la documentation (conventions, emargements, evaluations) gratuitement

Questions fréquentes

Non, un formateur independant sous-traitant n'est pas oblige d'etre certifie Qualiopi. C'est le donneur d'ordre (l'OF qui signe avec le financeur) qui porte la certification. En revanche, le donneur d'ordre doit conserver les preuves des competences de son sous-traitant : CV, experiences, references, et idealement une evaluation de sa prestation.

Tout prestataire de formation doit disposer d'un numero de declaration d'activite (NDA) pour exercer legalement. Sans NDA, la sous-traitance n'est pas possible dans le cadre de formations financees publiquement. Verifiez le NDA de votre sous-traitant sur le site du Ministere du Travail (recherche OF sur le portail national).

L'indicateur 25 n'est verifie par l'auditeur que si vous avez effectivement eu recours a des sous-traitants. Si vous ne sous-traitez pas, l'indicateur ne s'applique pas et vous devez simplement l'indiquer. Si vous sous-traitez, l'auditeur demandera vos contrats, les CV des sous-traitants, et les preuves d'evaluation de leurs prestations.

Les deux sont possibles. Vous pouvez sous-traiter une seule session, un module specifique, ou la totalite d'une action de formation. Dans tous les cas, l'indicateur 25 s'applique et vous restez responsable de la qualite devant le financeur. Plus la sous-traitance est importante, plus votre dossier de preuves devra etre robuste.

Plusieurs methodes peuvent etre combinees : questionnaire de satisfaction des apprenants sur le sous-traitant, entretien de debriefing avec le sous-traitant apres la prestation, grille d'evaluation interne notant la ponctualite, le respect du programme et la qualite pedagogique. Ces elements constituent les preuves de pilotage de la sous-traitance exigees par l'indicateur 25.

Gérez votre Qualiopi sans effort

Kaliopi produit vos documents, suit vos indicateurs et prépare votre audit — gratuitement, sans engagement.

Démarrer gratuitement