Convocation formation Qualiopi : modèle et mentions obligatoires 2026

Mis à jour en avril 2026

La convocation est le document envoyé au stagiaire avant la formation pour lui confirmer les modalités pratiques (dates, lieu, horaires, formateur). Exigée par Qualiopi pour prouver l'information préalable des bénéficiaires, elle doit comporter des mentions précises. Kaliopi.io génère et envoie automatiquement vos convocations.

La convocation est-elle obligatoire pour Qualiopi ?

Oui. La convocation à une formation fait partie des preuves attendues pour les indicateurs 3 et 6 du référentiel Qualiopi. Elle prouve que le bénéficiaire a bien été informé avant le démarrage, et que l'OF a communiqué les informations pratiques nécessaires.

→Indicateur 3 Qualiopi : information préalable du bénéficiaire avant le démarrage de la formation
→Indicateur 6 Qualiopi : l'OF doit vérifier la mise en place des formations et informer les parties prenantes
→Preuve d'information : l'auditeur vérifie que le stagiaire a reçu les informations pratiques avant le J-1
→Document traçable : envoi par email recommandé — conservez la preuve d'envoi pour l'audit
→Distincte du livret d'accueil : la convocation confirme les modalités d'une session précise, le livret informe sur l'OF
→Obligatoire même en intra-entreprise : même si le stagiaire est salarié du client, envoyez une convocation

Que doit contenir une convocation formation ?

Une convocation valide pour Qualiopi doit contenir toutes les informations pratiques permettant au stagiaire de se présenter à la formation et de préparer sa participation.

→Intitulé de la formation : titre exact, correspondant à la convention et au programme
→Dates et horaires : dates de chaque journée ou demi-journée, heure de début et de fin
→Lieu : adresse complète, bâtiment, salle — ou lien d'accès en cas de formation à distance
→Nom du formateur référent : prénom, nom, et si possible contact direct (email ou téléphone)
→Informations pratiques : accès en transport, parking, restauration, équipements à apporter
→Coordonnées de l'OF : nom, adresse, téléphone, email — pour toute question avant le démarrage
→Rappel des prérequis : si la formation en a, les rappeler pour que le stagiaire arrive préparé

Convocation pour une formation à distance (FOAD)

Pour les formations en distanciel ou en e-learning, la convocation doit être adaptée et inclure les informations techniques nécessaires pour que le stagiaire puisse se connecter sans difficultés.

→Lien de connexion : URL de la salle virtuelle (Zoom, Teams, Google Meet) avec le code d'accès si nécessaire
→Prérequis techniques : navigateur recommandé, version minimum, plugins à installer, bande passante
→Plateforme LMS : URL d'accès, identifiants de connexion ou procédure de création de compte
→Support technique : email ou téléphone en cas de problème de connexion — délai de réponse
→Test de connexion : invitez le stagiaire à tester sa connexion 24h avant la formation
→Fuseau horaire : précisez le fuseau si des participants peuvent être en dehors de la France métropolitaine

Quand envoyer la convocation ?

Le délai d'envoi de la convocation est important pour Qualiopi et pour la satisfaction des stagiaires. Un envoi trop tardif peut être signalé comme écart lors de l'audit.

→Délai recommandé : au minimum 5 jours ouvrés avant le démarrage — idéalement 10 à 15 jours
→Pour les formations longues : envoyez 3 à 4 semaines à l'avance pour permettre l'organisation
→En cas de formation urgente : envoyez dès la confirmation de la session, même sous 48h
→Accusé de réception : demandez une confirmation de bonne réception par email
→Rappel J-2 ou J-1 : un email de rappel la veille renforce la présence et anticipe les absences
→Preuve pour l'audit : conservez l'email d'envoi avec la date — l'auditeur peut demander à vérifier

Kaliopi.io : convocations automatiques pour chaque session

Kaliopi.io génère et envoie automatiquement les convocations à chaque stagiaire dès que vous validez une session de formation. Zéro oubli, zéro saisie manuelle, traçabilité complète.

→Génération automatique : la convocation est créée à partir des données de la session (dates, lieu, formateur)
→Envoi par email : chaque stagiaire reçoit sa convocation personnalisée, avec ses informations de connexion
→Traçabilité : l'envoi est enregistré dans Kaliopi avec date et heure — preuve disponible pour l'audit
→Rappel automatique J-1 : Kaliopi envoie un email de rappel la veille pour maximiser la présence
→Personnalisation : votre logo et vos couleurs sur chaque convocation pour une image professionnelle
→100% gratuit : les convocations automatiques sont incluses dans le plan gratuit Kaliopi.io

Points clés à retenir

La convocation est obligatoire pour Qualiopi (indicateurs 3 et 6) — conservez la preuve d'envoi pour l'audit
Mentions obligatoires : intitulé, dates/horaires, lieu ou lien, formateur, coordonnées OF
En FOAD, ajoutez les informations de connexion, prérequis techniques et contact support
Envoyez la convocation au minimum 5 jours ouvrés avant le démarrage, idéalement 10-15 jours
Kaliopi.io génère et envoie automatiquement vos convocations avec traçabilité pour l'audit Qualiopi

Questions fréquentes

Non, la convocation n'est pas un document qui nécessite une signature du stagiaire. C'est l'OF qui l'envoie, pas un document à signer. En revanche, il est recommandé de demander un accusé de réception par email (réponse du stagiaire confirmant la bonne réception) pour disposer d'une preuve de communication. La convention de formation, elle, nécessite une signature.

Vous pouvez utiliser un modèle commun pour tous les stagiaires d'une même session, mais chaque convocation doit être nominative (avec le prénom et nom du stagiaire concerné). Un document générique non nominatif n'est pas suffisant pour Qualiopi. Kaliopi.io personnalise automatiquement chaque convocation avec le nom du stagiaire.

La confirmation d'inscription est envoyée quand le stagiaire s'inscrit — elle valide son inscription et confirme sa place. La convocation est envoyée quelques jours avant le démarrage — elle rappelle les informations pratiques et les modalités de la session. Les deux documents sont complémentaires. Certains OF combinent les deux en un seul document si l'inscription et la session sont proches.

Envoyez un rappel par email J-2 ou J-1. Si toujours sans réponse, appelez le stagiaire ou son employeur pour confirmer sa présence. En cas d'absence non prévenue le jour J, notez l'absence sur la feuille d'émargement, informez l'employeur et l'OPCO (certains OPCO exigent une signalisation des absences sous 48h pour maintenir le financement).

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