Indicateur 28 Qualiopi : sous-traitance et intervenants extérieurs | Guide 2026

Mis à jour en avril 2026

L'indicateur 28 Qualiopi encadre le recours à la sous-traitance et aux intervenants extérieurs. Si votre OF fait appel à des formateurs freelance ou sous-traite des formations à d'autres organismes, vous devez vérifier leurs compétences, les encadrer contractuellement et vous assurer de leur conformité Qualiopi.

Qu'est-ce que l'indicateur 28 Qualiopi ?

L'indicateur 28 du Référentiel National Qualité (RNQ) porte sur les conditions dans lesquelles un organisme de formation (OF) fait appel à des prestataires extérieurs pour dispenser tout ou partie d'une action de formation. **Deux situations distinctes sont couvertes :** **1. Le recours à des formateurs indépendants (freelances)** Votre OF est donneur d'ordre. Vous gérez le contrat avec le commanditaire mais confiez l'animation de la formation à un formateur externe. C'est la situation la plus courante pour les petits OF. **2. La sous-traitance à un autre OF certifié ou non** Vous confiez une formation complète à un autre organisme de formation. Vous restez responsable de la qualité finale vis-à-vis du commanditaire et des financeurs. **Ce que l'indicateur 28 évalue :** 1. La sélection et la vérification des compétences des intervenants extérieurs 2. L'encadrement contractuel (contrats, chartes, accords de sous-traitance) 3. La transmission des informations qualité aux sous-traitants 4. Le suivi et l'évaluation des intervenants extérieurs 5. La communication transparente avec les bénéficiaires et commanditaires sur le recours à la sous-traitance

Recourir à des formateurs indépendants

Le recours à des formateurs freelance est très fréquent dans le secteur de la formation. L'indicateur 28 impose un cadre précis pour rester conforme. **1. Vérification des compétences du formateur** Avant de confier une mission à un formateur externe, vous devez vérifier et documenter : - Son expertise thématique (diplômes, certifications, expériences professionnelles dans le domaine) - Ses compétences pédagogiques (formations à la pédagogie, expérience en tant que formateur) - Ses références et réalisations **Documents à collecter :** - CV détaillé - Diplômes et certifications pertinents - Références de formations animées - Extrait Kbis ou numéro SIRET (s'il est en auto-entrepreneur ou société) **2. Cadre contractuel** Toute intervention d'un formateur externe doit être encadrée par un contrat écrit : - Contrat de prestation de service ou convention de sous-traitance - Description précise de la mission (thème, durée, objectifs, niveau attendu) - Conditions de rémunération - Clauses de confidentialité et de non-démarchage de vos clients - Obligations de suivi (émargements, compte rendu post-formation) **3. Information du bénéficiaire et du commanditaire** Les stagiaires et l'entreprise commanditaire doivent être informés que la formation sera animée par un intervenant externe. Cette information doit figurer dans le programme de formation ou la convention. **4. Suivi de la qualité** Après chaque intervention, évaluez la qualité du formateur externe : - Résultats de satisfaction des stagiaires sur sa prestation - Conformité avec le programme prévu - Respect des délais et des engagements (émargements, supports remis dans les temps) - Votre propre évaluation en tant que donneur d'ordre

Sous-traiter à un autre organisme de formation

Quand vous confiez une formation complète à un autre OF (certifié Qualiopi ou non), vos obligations s'alourdissent car vous restez responsable de la qualité finale. **Si le sous-traitant est certifié Qualiopi :** La certification Qualiopi du sous-traitant atteste de son niveau de qualité. Vous devez néanmoins : - Vérifier la validité et la portée de sa certification (périmètre couvert) - Définir contractuellement les responsabilités de chacun - Informer le commanditaire et les bénéficiaires du recours à ce sous-traitant - Récupérer les preuves de réalisation (émargements, attestations) pour votre propre dossier **Si le sous-traitant n'est PAS certifié Qualiopi :** Vous devez renforcer votre contrôle sur la qualité de la prestation : - Vérification rigoureuse des compétences et références - Programme pédagogique validé par vous avant la formation - Suivi de l'exécution (présence d'un observateur ou rapport détaillé) - Évaluation post-formation systématique - L'auditeur sera particulièrement attentif à ces dossiers **La chaîne de responsabilité :** Même si vous sous-traitez 100% de la formation, vous restez le garant Qualiopi vis-à-vis du commanditaire. En cas de problème qualité chez le sous-traitant, c'est votre certification qui est en jeu. Choisissez vos sous-traitants avec exigence et documentez votre diligence.

Les preuves à préparer pour l'auditeur

L'auditeur Qualiopi vérifiera que votre gestion des intervenants extérieurs est documentée. Voici les preuves indispensables : **Pour les formateurs freelance :** - CV et justificatifs de compétences de chaque intervenant externe - Contrats de prestation signés - Grille d'évaluation des formateurs externes (ou évaluations réalisées) - Preuves que les bénéficiaires ont été informés de l'intervention d'un formateur externe (mention dans la convention ou le programme) **Pour la sous-traitance à un autre OF :** - Contrat ou accord de sous-traitance signé - Attestation Qualiopi du sous-traitant (si applicable) ou justificatif de ses compétences - Programme pédagogique validé par vous - Émargements et attestations de réalisation récupérés auprès du sous-traitant - Évaluation de la qualité de la prestation sous-traitée **Conseil organisation :** Créez un « dossier intervenant » pour chaque formateur ou sous-traitant avec lequel vous travaillez régulièrement. Ce dossier contient tous les justificatifs et les évaluations. Mettez-le à jour à chaque nouvelle collaboration et lors de chaque renouvellement de certification du sous-traitant.

Comment Kaliopi vous aide sur l'indicateur 28

Kaliopi.io intègre le portail formateur pour simplifier la gestion des intervenants extérieurs : - **Portail formateur dédié** : chaque formateur externe dispose d'un accès personnalisé pour saisir les informations de session, les présences et les incidents, sans accéder aux données sensibles de vos autres clients - **Suivi centralisé des intervenants** : vue d'ensemble de toutes les missions confiées à chaque formateur externe, avec historique des évaluations - **Génération automatique des émargements** : les formateurs externes saisissent directement les présences, les émargements sont générés et envoyés automatiquement - **Traçabilité complète** : chaque action du formateur externe est horodatée et conservée, parfaite pour l'audit Qualiopi Toujours gratuit, toujours conforme. Démarrez sur kaliopi.io.

Points clés à retenir

L'indicateur 28 encadre le recours aux formateurs freelance et la sous-traitance à d'autres OF
Vérifiez et documentez les compétences de chaque intervenant externe avant de lui confier une mission
Un contrat écrit est obligatoire pour chaque intervention externe — précisez la mission, les responsabilités et les obligations de suivi
Informez toujours les bénéficiaires et commanditaires du recours à un intervenant ou sous-traitant extérieur
Vous restez responsable Qualiopi même si vous sous-traitez 100% de la formation — choisissez vos sous-traitants avec exigence

Questions fréquentes

Non, un formateur indépendant intervenant pour votre OF n'a pas besoin d'être lui-même certifié Qualiopi. C'est votre OF (le donneur d'ordre) qui est certifié et qui est responsable de la qualité. En revanche, vous devez vérifier et documenter ses compétences pédagogiques et thématiques, et l'encadrer contractuellement.

Oui, vous pouvez sous-traiter à un OF non certifié Qualiopi, mais vos obligations de contrôle sont renforcées. Vous devez vérifier ses compétences, valider son programme pédagogique, suivre l'exécution et évaluer la qualité de la prestation. L'auditeur sera plus vigilant sur ces dossiers. Pour minimiser les risques, préférez quand c'est possible des sous-traitants certifiés Qualiopi.

Conservez les dossiers des intervenants externes au minimum pendant la durée de validité de votre certification Qualiopi (3 ans). En pratique, conservez-les au moins 5 ans pour couvrir d'éventuels contrôles a posteriori des financeurs (OPCO, France Travail). Les contrats et justificatifs de compétences doivent être accessibles lors de tout audit.

Utilisez une grille d'évaluation standardisée comportant plusieurs critères : respect du programme et des horaires, qualité pédagogique (retours des stagiaires sur ce critère), remise dans les délais des émargements et supports, incidents signalés, et votre propre appréciation globale. Notez chaque critère et archivez la grille dans le dossier du formateur. Cette objectivité vous permet de justifier vos choix lors de l'audit.

Si un sous-traitant perd sa certification Qualiopi en cours de contrat, vous devez renforcer immédiatement vos contrôles qualité sur ses prestations (comme pour un sous-traitant non certifié). Informez vos commanditaires si la certification du sous-traitant était un argument contractuel. À terme, envisagez de chercher un autre sous-traitant certifié pour sécuriser votre propre conformité.

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