En quoi consiste concretement l'exigence de l'indicateur 4 ?

L'indicateur 4 demande a l'organisme de documenter, avant la conception ou la mise en oeuvre d'une formation, un echange structure avec le beneficiaire, l'entreprise et/ou le financeur pour cerner les attentes, le contexte professionnel, le niveau initial et les objectifs vises. Cet echange doit etre tracable dans un document exploitable.

Existe-t-il un risque de non-conformite mineure sur l'indicateur 4 ?

Non. L'indicateur 4 ne prevoit que des non-conformites majeures : le moindre ecart, meme isole, est qualifie directement en NC majeure. Il est donc imperatif de formaliser l'analyse des besoins pour chaque prestation, sans aucune exception.

Comment gerer l'indicateur 4 quand l'analyse est realisee par un prescripteur externe ?

Lorsqu'un OPCO ou France Travail a conduit l'analyse, l'organisme doit prouver qu'il l'a exploitee dans la conception de sa prestation. Conservez le document du prescripteur et illustrez les adaptations que vous avez apportees a votre programme ou a vos modalites. Une reprise a l'identique sans valeur ajoutee ne suffira pas.

Quelle methode adopter pour les formations inter-entreprises ?

Pour les sessions reunissant des participants de differentes structures, un questionnaire de positionnement individuel envoye en amont est la solution la plus pratique. Il collecte les attentes, le niveau de depart et les objectifs propres a chaque inscrit. Completez-le par un echange avec l'entreprise commanditaire, meme sous forme d'email recapitulatif.

Faut-il renouveler l'analyse des besoins a chaque nouvelle session d'un meme programme ?

L'analyse porte sur le beneficiaire et son contexte, pas uniquement sur le programme. Chaque nouveau client ou groupe de stagiaires doit faire l'objet de son propre recueil de besoins. Si un meme client renouvele une session pour un autre groupe, une actualisation de l'analyse initiale peut suffire a condition que le contexte soit reste inchange.

Quels besoins specifiques PSH doivent etre recenses ?

L'organisme doit identifier les besoins de compensation : adaptations pedagogiques (rythme, supports), materiel (audiodescription, sous-titrage), moyens techniques (accessibilite des locaux, outils numeriques adaptes) et humains (interprete LSF, accompagnant). Prevoyez une rubrique dediee dans votre grille de recueil pour ne rien omettre.

Un echange telephonique non formalise constitue-t-il une preuve recevable ?

Non. Un appel sans aucune trace ecrite ne sera pas accepte par l'auditeur. Pour qu'un entretien telephonique ait valeur de preuve, il doit etre suivi d'un compte rendu ou d'un email de synthese adresse au client, resumant les besoins identifies et les solutions envisagees.

Critère 2 — Identification précise des objectifs et adaptation des prestations

Indicateur 4 Qualiopi : Analyse des besoins

Rédigé avec Christelle Charrier-Robelin, consultante Qualiopi et évaluatrice technique COFRAC — Mis à jour le 11 avril 2026

Avant de concevoir ou de delivrer une prestation, l'organisme doit conduire une analyse formalisee des besoins du beneficiaire en associant l'entreprise commanditaire et/ou le financeur (Decret n° 2019-565 du 6 juin 2019). La preuve peut prendre la forme d'une grille de recueil, d'un diagnostic, d'un dossier d'admission, d'un compte rendu d'entretien ou d'un cahier des charges. Particularite majeure : aucun ecart n'est tolere en tant que non-conformite mineure — tout manquement, meme ponctuel, constitue une non-conformite majeure.

Indicateur 4 Qualiopi : définition et exigences

L'indicateur 4 ouvre le critere 2 du referentiel Qualiopi, dedie a « l'identification precise des objectifs des prestations proposees et l'adaptation de ces prestations aux publics beneficiaires lors de la conception des prestations » (Guide de lecture V9, 2024). Il oblige l'organisme a mener un travail documente d'analyse des besoins du beneficiaire, mene en collaboration avec l'entreprise commanditaire et/ou le financeur. Ce travail fonde la conception de la prestation et doit prouver que la formation envisagee repond effectivement aux attentes et aux besoins recenses. Selon le contexte, l'analyse peut se materialiser par : - Une grille de recueil des besoins completee avec le client ou le beneficiaire - Un diagnostic initial de competences et d'attentes - Un dossier d'admission assorti d'un questionnaire de positionnement - Un compte rendu d'entretien prealable (telephonique ou physique) - Des criteres d'opportunite et de faisabilite de la prestation Lorsqu'un prescripteur externe (OPCO, France Travail) a realise l'analyse en amont, l'organisme doit neanmoins montrer qu'il l'a prise en compte dans la construction et le deroulement de sa prestation. Pour les beneficiaires en situation de handicap, l'organisme doit attester qu'il integre les besoins de compensation : adaptations pedagogiques, materiel specifique, moyens techniques et humains. L'indicateur 4 se distingue par sa severite : il n'admet aucune non-conformite mineure. Le moindre manquement, meme isole, est automatiquement qualifie de non-conformite majeure.

Ce que vérifie l'auditeur Qualiopi (indicateur 4)

Presence d'une analyse des besoins formalisee et documentee pour chaque prestation de l'echantillon
Implication demontree de l'entreprise commanditaire et/ou du financeur dans l'analyse
Traduction effective des besoins identifies dans la conception de la prestation
Prise en compte des situations de handicap et des besoins de compensation pour les publics PSH
Realisation de l'analyse en amont du demarrage de la prestation
En cas de prescription externe : trace de la prise en compte de l'analyse transmise par le prescripteur

Preuves attendues

Grilles de recueil des besoins completees avec le client ou le beneficiaire
Diagnostics prealables formalises et dates
Dossiers d'admission integrant un questionnaire de positionnement
Comptes rendus d'entretiens prealables (telephoniques ou en face-a-face)
Documents d'evaluation de l'opportunite et de la faisabilite de la prestation
Syntheses des besoins transmises par le prescripteur (OPCO, France Travail)
Fiches de recueil des besoins specifiques lies au handicap

Non-conformités fréquentes

Non-conformités majeures

Aucune analyse des besoins produite pour une ou plusieurs prestations de l'echantillon
Analyse restee informelle (echange oral sans aucun ecrit associe)
Absence de trace d'implication de l'entreprise ou du financeur dans le processus
Besoins identifies mais non repris dans la conception de la prestation
Situations de handicap non prises en compte alors que des PSH sont accueillis
En cas de prescription : aucune exploitation demontree de l'analyse fournie par le prescripteur

En pratique : exemple d'audit

Lors d'un audit de renouvellement, l'auditeur passe en revue trois dossiers de formation intra-entreprise. Deux dossiers contiennent une grille de recueil des besoins completee et cosignee par le client. Le troisieme ne comporte aucun document ecrit : le responsable indique que l'echange a eu lieu par telephone, sans compte rendu. L'auditeur prononce une non-conformite majeure, l'indicateur 4 n'admettant aucune gradation.

Conseils pratiques

Creez un document type (grille, questionnaire ou trame de compte rendu) et utilisez-le pour chaque nouveau client ou chaque nouvelle prestation.
Associez l'entreprise et/ou le financeur a la demarche : faites cosigner le document ou conservez la trace des echanges ecrits.
Pour les formations inter-entreprises, envoyez un questionnaire de positionnement individuel a chaque participant avant le demarrage.
Incluez systematiquement une rubrique « besoins lies au handicap » dans votre support de recueil.
Apres un entretien telephonique, redigez un email de synthese adresse au client : il tient lieu de compte rendu et constitue une preuve exploitable.
Si un prescripteur (OPCO, France Travail) fournit l'analyse, archivez-la et montrez concretement comment elle a influe sur votre programme.
Faites le lien explicite entre les besoins recueillis et le programme propose : l'auditeur examine la coherence entre les deux documents.

Comment Kaliopi vous aide

Analyse des besoins client

Kaliopi dispose d'un module dedie au recueil des besoins pour chaque client. L'organisme y formalise les attentes de l'entreprise, le contexte professionnel et les besoins specifiques (handicap, contraintes horaires, niveau de competences). Chaque analyse est rattachee au client et a la formation correspondante, formant une preuve directement presentable lors de l'audit.

Références légales

Article L.6316-1 du Code du travail (obligation de certification qualité)
Article R.6316-1 du Code du travail (critère 2 : identification des objectifs et adaptation)
Article D.6316-1-1 du Code du travail (indicateurs d'appréciation du référentiel)
Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 (référentiel national qualité - annexe, indicateur 4)
Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018, article 6 (obligation de certification)

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