Quelles pieces l'organisme doit-il transmettre au beneficiaire pour se conformer a l'indicateur 9 ?

Au minimum, l'organisme doit fournir : le reglement interieur, un livret d'accueil ou equivalent, une convocation avec les elements pratiques (lieu, dates, horaires, contacts), l'identification des referents pedagogiques et administratifs, et les informations relatives a l'accessibilite pour les personnes en situation de handicap. En cas de FOAD, il faut ajouter les modalites de connexion au LMS et les coordonnees de l'assistance technique.

Quel canal utiliser pour transmettre ces informations : e-mail, courrier ou affichage ?

Le guide de lecture autorise plusieurs canaux : envoi par e-mail ou courrier, mise a disposition sur le site internet, ou affichage dans les locaux de formation. L'important est que les beneficiaires en prennent effectivement connaissance. En pratique, l'envoi par e-mail, assorti d'une conservation de la preuve d'envoi, est le moyen le plus facile a justifier lors d'un audit.

L'indicateur 9 concerne-t-il egalement les prestations sous-traitees ?

Oui. Lorsqu'une prestation est sous-traitee, l'organisme certificateur prend en compte les missions confiees au sous-traitant pour evaluer cet indicateur. Si le donneur d'ordre delegue l'accueil des stagiaires au sous-traitant, ce dernier doit communiquer les informations requises. La repartition des responsabilites doit etre precisee dans le contrat de sous-traitance.

Les responsables legaux doivent-ils etre informes pour les beneficiaires mineurs ?

Oui. Le guide de lecture indique expressement que les informations sur les conditions de deroulement doivent etre transmises aux responsables legaux lorsque le beneficiaire est mineur. Cette obligation vise en premier lieu les CFA accueillant des apprentis de moins de 18 ans, mais s'etend a tout organisme recevant un public mineur.

A quoi s'expose-t-on en cas de non-conformite sur l'indicateur 9 ?

Une non-conformite mineure est retenue quand l'information transmise est partielle : convocations envoyees sans les contacts des referents ou sans les modalites PSH, par exemple. La non-conformite majeure sanctionne l'absence totale d'information aux beneficiaires. Toute non-conformite mineure non corrigee avant l'audit de surveillance risque d'etre requalifiee en majeure.

De quelle maniere integrer les informations relatives au handicap dans l'indicateur 9 ?

L'organisme doit porter a la connaissance des beneficiaires les modalites d'accessibilite, de suivi et d'accompagnement des personnes en situation de handicap. Concretement, cela consiste a faire figurer dans le livret d'accueil ou la convocation : le nom du referent handicap, les amenagements possibles, l'accessibilite des locaux et les coordonnees des structures ressources. Cette information doit etre accessible a l'ensemble des beneficiaires, et pas uniquement aux personnes concernees par le handicap.

Critère 3 — Adaptation aux publics bénéficiaires

Indicateur 9 Qualiopi : Conditions de déroulement

Rédigé avec Christelle Charrier-Robelin, consultante Qualiopi et évaluatrice technique COFRAC — Mis à jour le 11 avril 2026

Le referentiel national qualite (Decret n° 2019-565 du 6 juin 2019) exige, via l'indicateur 9, que le prestataire transmette aux beneficiaires toutes les informations relatives au deroulement de la prestation. Reglement interieur, livret d'accueil, convocation, coordonnees des referents et modalites d'accessibilite PSH font partie des elements attendus. Une information incomplete constitue une non-conformite mineure ; l'absence totale d'information entraine une non-conformite majeure.

Indicateur 9 Qualiopi : définition et exigences

L'indicateur 9 du referentiel Qualiopi releve du critere 3, consacre a l'adaptation aux publics beneficiaires en matiere d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'evaluation (Guide de lecture du referentiel national qualite, V9, 2024). L'organisme de formation doit garantir que chaque beneficiaire recoit, avant ou au demarrage de la formation, l'integralite des informations indispensables au bon deroulement de la prestation. Parmi les elements concernes : le reglement interieur, un livret d'accueil, la convocation detaillant les informations pratiques, les conditions generales d'utilisation, l'identification des referents pedagogiques et administratifs, l'organigramme de la structure, et les informations peripheriques (hebergement, restauration, transport, remuneration). L'accessibilite aux personnes en situation de handicap (PSH) merite une attention particuliere. Le prestataire doit communiquer sur les possibilites d'amenagement et orienter vers les ressources disponibles. Lorsque la formation se deroule a distance (FOAD), des informations complementaires sont necessaires : acces au LMS (plateforme d'apprentissage), disponibilite de l'assistance technique et pedagogique, et organisation des sequences a distance. La transmission peut s'effectuer par e-mail, courrier postal, affichage dans les locaux ou mise en ligne sur le site internet, a condition que les beneficiaires en soient effectivement informes. Pour les publics mineurs, les responsables legaux doivent egalement recevoir ces informations. Lorsqu'une formation se deroule dans les locaux d'une entreprise, le reglement interieur de cette derniere prevaut pour les questions de sante et de securite.

Ce que vérifie l'auditeur Qualiopi (indicateur 9)

Remise effective du reglement interieur aux beneficiaires
Livret d'accueil ou document equivalent redige et diffuse
Convocations transmises avec l'ensemble des informations pratiques (lieu, horaires, contacts)
Identification claire des referents pedagogiques et administratifs
Information communiquee sur l'accessibilite et l'accompagnement des personnes en situation de handicap
Pour la FOAD : elements relatifs a l'acces au LMS, a l'assistance technique et pedagogique
Justificatif de la transmission des documents aux beneficiaires (e-mail, accuse de reception, emargement)

Preuves attendues

Reglement interieur de l'organisme de formation
Livret d'accueil distribue aux beneficiaires
Convocations comportant les informations pratiques completes
Conditions generales d'utilisation (CGU) le cas echeant
Organigramme indiquant les referents pedagogiques et administratifs
Informations relatives aux aspects peripheriques (hebergement, restauration, transport)
Modalites d'accessibilite et d'accompagnement des personnes en situation de handicap
Pour la FOAD : guide de connexion au LMS, description de l'assistance technique et pedagogique

Non-conformités fréquentes

Non-conformités mineures

L'information fournie aux beneficiaires comporte des lacunes (exemple : le livret d'accueil ne traite pas des modalites PSH)
Les convocations sont envoyees mais certaines informations pratiques manquent (contacts, acces)
Le reglement interieur est disponible mais n'est pas porte systematiquement a la connaissance des beneficiaires
Les coordonnees des referents pedagogiques et administratifs ne sont pas clairement indiquees

Non-conformités majeures

Les beneficiaires ne recoivent aucune information sur les conditions de deroulement de la prestation
Il n'existe aucun reglement interieur
Aucune modalite d'accessibilite ou d'accompagnement PSH n'est prevue ni communiquee

En pratique : exemple d'audit

Lors d'un audit initial, l'auditeur examine les convocations transmises aux stagiaires de trois sessions. Il releve que les convocations indiquent le lieu et la date mais ne mentionnent ni les horaires, ni le nom du formateur, ni le contact du referent pedagogique, ni les informations d'accessibilite PSH. Le reglement interieur existe mais n'est pas communique avant le demarrage de la formation. L'auditeur prononce une non-conformite mineure pour information incomplete sur les conditions de deroulement.

Conseils pratiques

Elaborez un livret d'accueil type integrant l'ensemble des rubriques requises : reglement interieur, contacts, accessibilite PSH, informations logistiques
Transmettez la convocation 7 a 10 jours avant le debut de la formation pour permettre au beneficiaire de s'organiser
Faites figurer dans chaque convocation les coordonnees du referent pedagogique, du referent administratif et du referent handicap
Pour les formations a distance, redigez un guide technique detaillant la connexion au LMS, les prerequis materiels et les contacts d'assistance
Gardez la preuve de chaque envoi de document (e-mail avec pieces jointes, accuse de reception, feuille d'emargement de remise en main propre)
Affichez le reglement interieur dans vos locaux et referencez-le dans le livret d'accueil ou la convocation
Ajustez les informations au profil du public : si la formation a lieu en entreprise, precisez que le reglement interieur de l'entreprise s'applique pour la sante et la securite

Comment Kaliopi vous aide

Convocations et documents de session

Kaliopi genere automatiquement les convocations de chaque session avec l'ensemble des informations requises : lieu, dates, horaires, contacts des referents, conditions d'acces. Elles sont expediees par e-mail aux stagiaires directement depuis la plateforme. Le reglement interieur et le programme de formation peuvent etre joints en piece attachee. Chaque envoi est trace et conserve dans le dossier de la session.

Références légales

Article L.6316-1 du Code du travail (certification qualité obligatoire)
Article R.6316-1 du Code du travail (critères du référentiel national qualité)
Article D.6316-1-1 du Code du travail (indicateurs d'appréciation des critères)
Article L.6353-8 du Code du travail (règlement intérieur des organismes de formation)
Article L.6353-9 du Code du travail (contenu du règlement intérieur)
Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 (référentiel national qualité)

Questions fréquentes

Gérez votre Qualiopi sans effort

Kaliopi produit vos documents, suit vos indicateurs et prépare votre audit — gratuitement, sans engagement.

Démarrer gratuitement

Indicateur 9 Qualiopi : Conditions de déroulement

Indicateur 9 Qualiopi : définition et exigences

Ce que vérifie l'auditeur Qualiopi (indicateur 9)

Preuves attendues

Non-conformités fréquentes

Non-conformités mineures

Non-conformités majeures

En pratique : exemple d'audit

Conseils pratiques

Comment Kaliopi vous aide

Convocations et documents de session

Références légales

Questions fréquentes

Articles liés

Indicateur 1

Indicateur 6

Indicateur 8

Indicateur 10

Indicateur 26

Convocation

Reglement Interieur

Programme De Formation

Convention De Formation

Gérez votre Qualiopi sans effort