Indicateur 9 : Conditions de déroulement
Rédigé avec Christelle Charrier-Robelin, consultante Qualiopi et évaluatrice technique COFRAC — Mis à jour le 11 avril 2026
Le referentiel national qualite (Decret n° 2019-565 du 6 juin 2019) exige, via l'indicateur 9, que le prestataire transmette aux beneficiaires toutes les informations relatives au deroulement de la prestation. Reglement interieur, livret d'accueil, convocation, coordonnees des referents et modalites d'accessibilite PSH font partie des elements attendus. Une information incomplete constitue une non-conformite mineure ; l'absence totale d'information entraine une non-conformite majeure.
Description de l'indicateur
Ce que vérifie l'auditeur
- Remise effective du reglement interieur aux beneficiaires
- Livret d'accueil ou document equivalent redige et diffuse
- Convocations transmises avec l'ensemble des informations pratiques (lieu, horaires, contacts)
- Identification claire des referents pedagogiques et administratifs
- Information communiquee sur l'accessibilite et l'accompagnement des personnes en situation de handicap
- Pour la FOAD : elements relatifs a l'acces au LMS, a l'assistance technique et pedagogique
- Justificatif de la transmission des documents aux beneficiaires (e-mail, accuse de reception, emargement)
Preuves attendues
- Reglement interieur de l'organisme de formation
- Livret d'accueil distribue aux beneficiaires
- Convocations comportant les informations pratiques completes
- Conditions generales d'utilisation (CGU) le cas echeant
- Organigramme indiquant les referents pedagogiques et administratifs
- Informations relatives aux aspects peripheriques (hebergement, restauration, transport)
- Modalites d'accessibilite et d'accompagnement des personnes en situation de handicap
- Pour la FOAD : guide de connexion au LMS, description de l'assistance technique et pedagogique
Non-conformités fréquentes
Non-conformités mineures
- L'information fournie aux beneficiaires comporte des lacunes (exemple : le livret d'accueil ne traite pas des modalites PSH)
- Les convocations sont envoyees mais certaines informations pratiques manquent (contacts, acces)
- Le reglement interieur est disponible mais n'est pas porte systematiquement a la connaissance des beneficiaires
- Les coordonnees des referents pedagogiques et administratifs ne sont pas clairement indiquees
Non-conformités majeures
- Les beneficiaires ne recoivent aucune information sur les conditions de deroulement de la prestation
- Il n'existe aucun reglement interieur
- Aucune modalite d'accessibilite ou d'accompagnement PSH n'est prevue ni communiquee
En pratique : exemple d'audit
Lors d'un audit initial, l'auditeur examine les convocations transmises aux stagiaires de trois sessions. Il releve que les convocations indiquent le lieu et la date mais ne mentionnent ni les horaires, ni le nom du formateur, ni le contact du referent pedagogique, ni les informations d'accessibilite PSH. Le reglement interieur existe mais n'est pas communique avant le demarrage de la formation. L'auditeur prononce une non-conformite mineure pour information incomplete sur les conditions de deroulement.
Conseils pratiques
- Elaborez un livret d'accueil type integrant l'ensemble des rubriques requises : reglement interieur, contacts, accessibilite PSH, informations logistiques
- Transmettez la convocation 7 a 10 jours avant le debut de la formation pour permettre au beneficiaire de s'organiser
- Faites figurer dans chaque convocation les coordonnees du referent pedagogique, du referent administratif et du referent handicap
- Pour les formations a distance, redigez un guide technique detaillant la connexion au LMS, les prerequis materiels et les contacts d'assistance
- Gardez la preuve de chaque envoi de document (e-mail avec pieces jointes, accuse de reception, feuille d'emargement de remise en main propre)
- Affichez le reglement interieur dans vos locaux et referencez-le dans le livret d'accueil ou la convocation
- Ajustez les informations au profil du public : si la formation a lieu en entreprise, precisez que le reglement interieur de l'entreprise s'applique pour la sante et la securite
Comment Kaliopi vous aide
Convocations et documents de session
Kaliopi genere automatiquement les convocations de chaque session avec l'ensemble des informations requises : lieu, dates, horaires, contacts des referents, conditions d'acces. Elles sont expediees par e-mail aux stagiaires directement depuis la plateforme. Le reglement interieur et le programme de formation peuvent etre joints en piece attachee. Chaque envoi est trace et conserve dans le dossier de la session.
Références légales
- Article L.6316-1 du Code du travail (certification qualité obligatoire)
- Article R.6316-1 du Code du travail (critères du référentiel national qualité)
- Article D.6316-1-1 du Code du travail (indicateurs d'appréciation des critères)
- Article L.6353-8 du Code du travail (règlement intérieur des organismes de formation)
- Article L.6353-9 du Code du travail (contenu du règlement intérieur)
- Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 (référentiel national qualité)
Questions fréquentes
Au minimum, l'organisme doit fournir : le reglement interieur, un livret d'accueil ou equivalent, une convocation avec les elements pratiques (lieu, dates, horaires, contacts), l'identification des referents pedagogiques et administratifs, et les informations relatives a l'accessibilite pour les personnes en situation de handicap. En cas de FOAD, il faut ajouter les modalites de connexion au LMS et les coordonnees de l'assistance technique.
Le guide de lecture autorise plusieurs canaux : envoi par e-mail ou courrier, mise a disposition sur le site internet, ou affichage dans les locaux de formation. L'important est que les beneficiaires en prennent effectivement connaissance. En pratique, l'envoi par e-mail, assorti d'une conservation de la preuve d'envoi, est le moyen le plus facile a justifier lors d'un audit.
Oui. Lorsqu'une prestation est sous-traitee, l'organisme certificateur prend en compte les missions confiees au sous-traitant pour evaluer cet indicateur. Si le donneur d'ordre delegue l'accueil des stagiaires au sous-traitant, ce dernier doit communiquer les informations requises. La repartition des responsabilites doit etre precisee dans le contrat de sous-traitance.
Oui. Le guide de lecture indique expressement que les informations sur les conditions de deroulement doivent etre transmises aux responsables legaux lorsque le beneficiaire est mineur. Cette obligation vise en premier lieu les CFA accueillant des apprentis de moins de 18 ans, mais s'etend a tout organisme recevant un public mineur.
Une non-conformite mineure est retenue quand l'information transmise est partielle : convocations envoyees sans les contacts des referents ou sans les modalites PSH, par exemple. La non-conformite majeure sanctionne l'absence totale d'information aux beneficiaires. Toute non-conformite mineure non corrigee avant l'audit de surveillance risque d'etre requalifiee en majeure.
L'organisme doit porter a la connaissance des beneficiaires les modalites d'accessibilite, de suivi et d'accompagnement des personnes en situation de handicap. Concretement, cela consiste a faire figurer dans le livret d'accueil ou la convocation : le nom du referent handicap, les amenagements possibles, l'accessibilite des locaux et les coordonnees des structures ressources. Cette information doit etre accessible a l'ensemble des beneficiaires, et pas uniquement aux personnes concernees par le handicap.
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