Émargement : faire signer les présences en ligne ou sur papier
Vérifié sur l'application le
À quoi ça sert
L'émargement prouve que la formation a réellement eu lieu. Dans Kaliopi, chaque stagiaire et chaque formateur signe par créneau (matin, après-midi ou soirée), du doigt ou à la souris, depuis un lien personnel reçu par email, sans créer de compte.
Vous pouvez aussi imprimer la feuille d'émargement et déposer la feuille signée scannée : les deux modes coexistent sur une même session.
Où le trouver
Fiche session > Suivi > Présences
Créneaux : fiche session > Participants & Planning > Planning
Pas à pas
Vérifiez le planning
L'émargement se fait par créneau : les créneaux de la session doivent exister dans Participants & Planning > Planning.
Laissez partir l'envoi automatique
Quand la session est Planifiée, chaque stagiaire et chaque formateur reçoivent le lien d'émargement chaque jour de formation, à l'heure de début du premier créneau.
Ou envoyez les liens vous-même
Dans Suivi > Présences, chaque journée a son bouton Envoyer par email : les liens partent aux stagiaires inscrits et aux formateurs qui ont un email.
Le stagiaire signe
Le bouton Accéder à l'émargement de l'email ouvre la liste de ses Créneaux à émarger. Il clique sur Signer, dessine sa signature puis clique sur Valider la signature.
Suivez les signatures
Pour chaque journée, la barre Signatures indique le nombre de signatures recueillies ; une coche verte apparaît quand tout est signé.
En cas d'émargement papier
Cliquez sur Feuille d'Émargement pour imprimer la feuille, qui reprend les signatures électroniques déjà recueillies. Après la formation, déposez la feuille signée dans Feuille d'émargement scannée (PDF, PNG ou JPEG, 30 Mo au plus). Les feuilles déposées précédemment sont conservées.
Les règles qui protègent la preuve
- Un créneau se signe le jour même, à l'heure de Paris. Après, le stagiaire est invité à contacter votre organisme pour régulariser.
- Une signature ne peut être ni modifiée ni supprimée pendant 5 ans.
- Un créneau déjà émargé ne peut plus changer de date ni d'horaires, ni être supprimé.
- Une session qui porte des émargements signés ne peut pas être supprimée.
Preuves de convocation
En haut de Présences, le bloc Preuves de convocation liste chaque stagiaire avec l'état de sa convocation : envoyée, Non envoyée ou Pas d'email.
Et le formateur ?
Le formateur reçoit le même email que les stagiaires et signe ses créneaux de la même façon. Ses signatures figurent sur la ligne du formateur de la feuille d'émargement. Depuis la vue mobile du portail formateur, il peut aussi envoyer lui-même les liens (action Emargement).
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 10 : suivi de la réalisation et de l'assiduité des stagiaires
- Indicateur 12 : repérage des absences, première étape de la prévention des abandons
Questions fréquentes
À lire ensuite
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