Envois automatiques : les emails programmés de chaque session
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À quoi ça sert
Dès qu'une session est Planifiée, Kaliopi programme les emails de toute la formation : convocations, liens d'émargement, quiz, questionnaires de fin de session. Vous n'avez rien à envoyer à la main.
Le journal de la session indique ce qui est programmé, parti, délivré et ouvert : c'est aussi une preuve de vos envois.
Où le trouver
Journal : fiche session > Suivi > Envois d'emails
Contenu de la convocation : fiche session > Participants & Planning > Inscrits > Paramètres de convocation
Déclenchement : sélecteur de statut en haut à droite de la fiche session
Pas à pas
Complétez la session
Créneaux, stagiaires inscrits avec leur email, formateurs, client et financeur : les envois se calculent à partir de ces informations.
Passez la session en Planifiée
Tant qu'elle reste en Brouillon, aucun email n'est programmé. Choisissez Planifiée dans le sélecteur de statut.
Contrôlez le journal
Dans Suivi > Envois d'emails, chaque envoi apparaît avec son destinataire, sa date prévue et son statut. Les compteurs résument : Programmés, Partis, Délivrés, Ouverts, En attente, En échec.
Renvoyez si besoin
Le bouton Renvoyer d'une ligne reprogramme cet email. Reprogrammer les envois programme ce qui manque et recale ce qui attend, par exemple après une modification importante.
Quand part chaque email
- Convocation : 15 jours avant le premier créneau, aux stagiaires.
- Questionnaire de positionnement : 7 jours avant, si la formation a des questions.
- Émargement : chaque jour de formation, au début du premier créneau, aux stagiaires et aux formateurs.
- Évaluation des acquis : 2 heures avant la fin du dernier créneau, si la formation a des questions.
- À la fin du dernier créneau : Questionnaire de satisfaction et Ressources pédagogiques aux stagiaires, Compte-rendu formateur aux formateurs, Appréciation client et Appréciation financeur à leurs contacts.
Ce qui se passe quand la session change
- Dates ou créneaux modifiés : les envois en attente sont recalés.
- Stagiaire retiré : ses envois en attente sont annulés.
- Retour en Brouillon : tous les envois en attente sont annulés.
- Session Terminée ou Archivée : les envois de fin de session sont conservés.
Les statuts d'un envoi
En attente, Envoyé, Délivré, Ouvert, Cliqué, Adresse rejetée, Échec (après trois tentatives) ou Annulé. Une adresse rejetée signale le plus souvent un email mal saisi : corrigez-le sur le stagiaire, puis Renvoyer.
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 9 : convocations envoyées aux bénéficiaires avant la formation
- Indicateur 30 : questionnaires d'appréciation envoyés à toutes les parties prenantes
Questions fréquentes
À lire ensuite
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