Sessions : planifier vos formations et suivre leur statut
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À quoi ça sert
La session est la mise en œuvre d'une formation à des dates données, pour des stagiaires donnés. Tout s'y rassemble : planning, inscrits, documents, émargements, questionnaires et bilan.
Sa fiche suit le cycle d'une formation en cinq onglets, de la préparation au bilan.
Où le trouver
Menu ACTIVITÉ > Sessions > bouton Nouvelle session
Fiche session : onglets Préparation, Contenu & Moyens, Participants & Planning, Suivi, Bilan
Pas à pas
Choisissez la formation
Dans Sessions, cliquez sur Nouvelle session, puis sélectionnez la Formation.
Décrivez la session
Renseignez le Type de prestation (Inter-entreprises, Intra-entreprise ou Individuel), l'Intervenant principal, le Client pour une intra, le Type de lieu (Présentiel, À distance ou Hybride) avec le lieu ou le lien de connexion, les Modalités pédagogiques et le nombre mini et maxi de participants.
Construisez le planning
Dans Planning de la session, cliquez sur Ajouter pour chaque créneau : Matin (9 h - 12 h 30), Après-midi (13 h 30 - 17 h) ou Soirée (18 h - 21 h). Les horaires se modifient, et Appliquer ces horaires à tous les créneaux les recopie partout. Cliquez sur Créer la session.
Inscrivez les stagiaires
Onglet Participants & Planning > Inscrits > Inscrire des stagiaires. Voir la page « Inscriptions, clients et financeurs ».
Passez la session en Planifiée
Une session créée est en Brouillon : aucun email ne part. Ouvrez le sélecteur de statut en haut à droite de la fiche et choisissez Planifiée. Kaliopi programme alors les convocations, les liens d'émargement et les questionnaires.
Les statuts d'une session
- Brouillon : en préparation, aucun envoi programmé.
- Planifiée : les envois automatiques sont programmés.
- En cours : la formation a commencé.
- Terminée : la formation est finie ; les envois de fin de session sont conservés.
- Archivée : statut définitif.
Le statut se change à la main, dans l'ordre : Brouillon → Planifiée → En cours → Terminée → Archivée. Un retour de Planifiée à Brouillon annule les envois en attente.
Ce que contient chaque onglet
- Préparation : Informations, Documents, Analyse du besoin (avec le devis) et Formateur.
- Contenu & Moyens : Contenu de formation et Moyens & Ressources (ressources à envoyer aux stagiaires).
- Participants & Planning : Planning, Inscrits et Positionnement.
- Suivi : Présences, Adaptation(s) et suivi et Envois d'emails.
- Bilan : Évaluation, Appréciations, Compte-Rendu et Incidents.
Affecter les formateurs
Dans Préparation > Formateur, cliquez sur Assigner. Pour chaque formateur, vous pouvez préciser s'il est sous-traitant, son montant HT pour la session et la date de vérification de ses compétences. Renseignez aussi les Compétences requises pour la session.
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 9 : conditions de déroulement : convocations, lieu, horaires et règlement intérieur
- Indicateur 10 : suivi de la réalisation de la prestation, créneau par créneau
- Indicateur 21 : formateurs affectés et compétences requises pour la session
Questions fréquentes
À lire ensuite
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