Inscriptions, clients et financeurs : constituer vos dossiers
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À quoi ça sert
Un dossier d'inscription relie une session à un client (l'entreprise ou le particulier qui achète la formation), à un ou plusieurs bénéficiaires et, si besoin, à un financeur.
Ces informations alimentent les conventions, les convocations, l'émargement et les données de votre BPF.
Où le trouver
Fiche session > Participants & Planning > Inscrits > Inscrire des stagiaires
Menu ACTIVITÉ > Clients et Financeurs
Fiche session > Préparation > Analyse du besoin
Fiche session > Suivi > Adaptation(s) et suivi
Pas à pas
Créez le client
Dans Clients, cliquez sur Ajouter un client. Seul le nom est obligatoire ; ajoutez le type (Entreprise, Particulier, OPCO ou Autre), le SIRET, l'email, l'adresse, l'interlocuteur principal et le représentant légal qui signera la convention. Cliquez sur Créer le client.
Créez le financeur si besoin
Dans Financeurs, cliquez sur Ajouter un financeur : nom, type (OPCO, CPF, France Travail, Région ou Autre) et coordonnées, puis Créer le financeur.
Inscrivez les bénéficiaires
Dans la session, onglet Participants & Planning > Inscrits, cliquez sur Inscrire des stagiaires. Choisissez le Client, le financeur éventuel, puis ajoutez chaque bénéficiaire (prénom, nom et email obligatoires) avec Ajouter. Indiquez la Catégorie BPF et cochez Situation de handicap nécessitant des aménagements si besoin. Cliquez sur Créer le dossier.
Préparez la convocation
Dans le bloc Paramètres de convocation, complétez le Message personnalisé, le Plan d'accès / Indications ou le Lien de connexion pour une formation à distance, puis Enregistrer.
Envoyez les convocations
Elles partent automatiquement quand la session est Planifiée. Vous pouvez aussi cliquer sur Envoyer convocations : seuls les stagiaires qui ont un email les reçoivent.
L'analyse du besoin
Dans Préparation > Analyse du besoin, cliquez sur Ajouter une analyse. Notez la date et l'origine de la demande, le client associé, le besoin exprimé, les situations de handicap à prendre en compte et les contraintes de budget ou de calendrier, puis Créer l'analyse.
C'est vous qui la saisissez, à partir de vos échanges avec le client. La même section porte le devis (Générer le devis).
Adapter et suivre chaque bénéficiaire
Suivi > Adaptation(s) et suivi liste les bénéficiaires avec leurs absences et leur statut (PSH, Risque abandon, Abandonné). Le bouton Dossier de suivi ouvre deux volets :
- Personne en Situation de Handicap : RQTH, contact de la Ressource Handicap Formation, aménagements prévus et réalisés, entretiens de suivi, adaptation des ressources ;
- Prévention abandon : actions de prévention, journal des contacts, date et motif d'un abandon.
La fiche client
La fiche d'un client a deux onglets : Informations et Documents. L'onglet Documents sert à faire signer en ligne un devis ou une convention (voir « Documents et signature en ligne »).
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 4 : analyse du besoin du client et des bénéficiaires
- Indicateur 9 : dossiers d'inscription et convocations
- Indicateur 26 : repérage et accompagnement des personnes en situation de handicap
- Indicateur 12 : prévention des abandons, bénéficiaire par bénéficiaire
Questions fréquentes
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