Qualité : incidents, amélioration continue et suivi des abandons
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À quoi ça sert
Qualiopi demande de traiter les difficultés et réclamations, d'en tirer des actions d'amélioration et de prévenir les abandons. Kaliopi tient ces registres pour vous : incidents de session, actions d'amélioration continue et suivi des abandons.
Chaque fiche trace l'origine, l'action curative, l'analyse des causes, l'action corrective et la revue de leur efficacité.
Où le trouver
Registre de l'organisme : Paramètres > Qualité > Amélioration Continue
Incidents d'une session : fiche session > Bilan > Incidents
Abandons : Paramètres > Qualité > Suivi Abandons
Indicateurs de résultats : Paramètres > Qualité > Thèmes
Pas à pas
Déclarez un incident pendant une session
Dans la session, Bilan > Incidents > Ajouter un incident. Choisissez le type (difficulté, réclamation, aléa), l'impact et le statut, décrivez la situation, puis les Actions curatives et les Actions correctives.
Ajoutez une action d'amélioration
Dans Paramètres > Qualité > Amélioration Continue, cliquez sur Ajouter. Indiquez l'Origine (incident, questionnaire de satisfaction, évaluation, retour formateur, audit, veille…), l'Objet, la Situation observée et l'Action menée.
Suivez le traitement
Faites évoluer le statut (À traiter, En cours, Résolu, Clôturé) et complétez l'analyse des causes, l'action corrective et la Revue d'efficacité. Recherche et filtres par type, statut et origine aident à retrouver une fiche.
Repérez les risques d'abandon
Dans la session, Suivi > Adaptation(s) et suivi > Dossier de suivi, activez Prévention abandon : actions de prévention, journal des contacts, date et motif de l'abandon.
Envoyez le questionnaire d'abandon
Une fois la date d'abandon saisie, cliquez sur Envoyer questionnaire abandon, ou passez par Bilan > Incidents > Envoyer un questionnaire. Le stagiaire répond et signe en ligne ; sa réponse s'affiche dans Suivi Abandons (Voir la réponse).
Le tableau de suivi des abandons
Suivi Abandons réunit tous vos stagiaires à risque ou en abandon, toutes sessions confondues, avec la date d'abandon et l'état du questionnaire (envoyé, reçu). Les boutons Envoyer et Renvoyer relancent le questionnaire. Le questionnaire signé se télécharge en PDF depuis la session : Préparation > Documents > Questionnaire d'abandon.
Thèmes et indicateurs de résultats
Dans Thèmes, créez vos thèmes de formation (Nouveau thème de formation) et ajoutez-leur des Indicateurs de résultats : libellé, valeur et période de référence. Ils s'affichent sur la fiche descriptive des formations du thème.
Le tableau d'amélioration pour l'audit
Le document Tableau d'amélioration de la qualité se génère depuis Préparation > Documents d'une session. Le registre complet s'exporte aussi en CSV (catégorie Incidents Qualité).
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 2 : indicateurs de résultats affichés par thème de formation
- Indicateur 12 : prévention des abandons et questionnaire d'abandon
- Indicateur 31 : traitement des difficultés, aléas et réclamations
- Indicateur 32 : actions d'amélioration continue et revue de leur efficacité
Questions fréquentes
À lire ensuite
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