Documents et signature en ligne : conventions, devis et certificats
Vérifié sur l'application le
À quoi ça sert
Kaliopi génère les documents d'une session à partir des informations déjà saisies : organisme, formation, session, clients et stagiaires. Un badge indique si chaque document est complet pour Qualiopi.
Pour un devis ou une convention à faire signer, vous déposez le PDF sur la fiche du client : il le signe en ligne et Kaliopi conserve la preuve de signature.
Où le trouver
Documents de la session : fiche session > Préparation > Documents
Signature en ligne : Clients > fiche du client > onglet Documents
Règlement intérieur et CGV : Paramètres > Documents & Export > Documents Cadres
Pas à pas
Ouvrez les documents de la session
Dans la session, onglet Préparation, dépliez Documents. La liste Documents à générer affiche chaque document avec un badge : OK Qualiopi, Incomplet ou Non conforme.
Complétez ce qui manque
Un document incomplet propose Compléter : il vous mène à l'information manquante (SIRET, lieu, tarif, objectifs…).
Téléchargez
Cliquez sur Télécharger pour un document, ou sur Tout télécharger (ZIP) en bas de la liste. Pour l'archive, confirmez les dates, horaires, lieu et prix HT, puis Générer le ZIP.
Déposez le document à signer
Ouvrez la fiche du client, onglet Documents, carte Documents à signer. Cliquez sur Ajouter un document, donnez un titre et choisissez le PDF (30 Mo au plus).
Envoyez-le en signature
Cliquez sur Envoyer par email : le client reçoit un lien Signer le document, valable 7 jours et utilisable une fois. Vous pouvez aussi Copier le lien pour l'envoyer vous-même. Le statut passe de En attente à Envoyé, puis Signé.
Consultez la preuve
Une fois signé, Voir la preuve affiche le signataire, la date et l'heure, l'adresse IP et le consentement, avec un lien vers la Page publique de vérification.
Les documents générés
- Avant la formation : Fiche descriptive, Devis valant convention de formation professionnelle et son Annexe Qualiopi au devis, Convention de formation professionnelle, Contrat de formation professionnelle (particulier), Formulaire de contact, Déroulé pédagogique avec consignes, Convocations, Règlement intérieur.
- Pendant : Feuille d'émargement, Procédure absences et abandons, Procédure accueil PSH, Dossier de suivi PSH.
- Formateurs : Tableau des compétences des intervenants, Fiche de suivi des compétences formateur, et pour un sous-traitant Contrat de sous-traitance et Charte qualité sous-traitants.
- Après : Certificat de réalisation, Compte-rendu de session formateur, Grille d'évaluation des objectifs, appréciations des stagiaires, du donneur d'ordre, des financeurs et de l'intervenant, Tableau d'amélioration de la qualité, Synthèse des veilles.
Le parcours du signataire
Le client ouvre le lien, clique sur Consulter le document, saisit son nom, coche la case de consentement, dessine sa signature et clique sur Valider la signature. Il reçoit par email son exemplaire signé et le certificat de preuve.
Chaque page du PDF porte la mention de signature électronique, et un certificat de preuve est ajouté en fin de document.
Conservation des documents signés
Un document signé ne peut être ni supprimé ni modifié pendant 5 ans : c'est la durée de conservation des preuves Qualiopi. Le bouton de suppression disparaît dès la signature.
Vos documents à votre charte
La structure des documents est figée pour garantir leur conformité. Avec Premium IA, votre logo et votre couleur de marque (Paramètres > Vitrine) s'appliquent à vos documents et à vos emails ; sans Premium IA, ils sortent à la marque Kaliopi.
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 1 : fiche descriptive, convention et contrat : information précise sur la prestation
- Indicateur 9 : convocations et règlement intérieur remis aux bénéficiaires
- Indicateur 10 : certificat de réalisation et documents de suivi
Questions fréquentes
À lire ensuite
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