Indicateur 9 Qualiopi : conditions de déroulement

Que dit l'indicateur 9 Qualiopi ?

L'indicateur 9 du référentiel national qualité (décret n° 2019-565 du 6 juin 2019) est ainsi rédigé : « Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation. » Il appartient au Critère 3 : « L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en œuvre ». Là où l'indicateur 1 vise l'information du public avant l'inscription, l'indicateur 9 vise l'information des bénéficiaires sur la façon dont la prestation va concrètement se dérouler. Au 1er novembre 2026, le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 ne modifie que la forme de l'intitulé : le prestataire informe les publics bénéficiaires « sur » les conditions de déroulement de la prestation, au lieu de « des » conditions.

À qui s'applique l'indicateur 9 ?

L'indicateur 9 concerne tout prestataire qui accueille des bénéficiaires, quelle que soit la catégorie d'action. La fiche de l'indicateur dans le guide de lecture V9 du 8 janvier 2024 prévoit des précisions pour certaines situations.

• →Bilans de compétences : le prestataire informe sur les engagements déontologiques prévus à l'article L. 6313-4 du code du travail, notamment le respect du consentement et la confidentialité.
• →Public mineur : l'information doit être transmise également aux responsables légaux.
• →Prestation en entreprise : le règlement intérieur de l'entreprise est applicable concernant les mesures de santé et de sécurité.
• →Sous-traitance : pour une prestation réalisée en sous-traitance, l'organisme certificateur tient compte des missions confiées au sous-traitant pour apprécier l'indicateur.
• →Non-conformité : l'indicateur 9 fait partie des indicateurs à gradation. Une non-conformité mineure est caractérisée par une information incomplète ; une non-conformité majeure peut être prononcée lorsque l'attendu n'est pas du tout respecté.

Ce qu'attend l'auditeur sur l'indicateur 9

L'auditeur attend que chaque bénéficiaire dispose des informations utiles pour suivre la prestation dans de bonnes conditions : règles applicables, organisation pratique, interlocuteurs, et, le cas échéant, modalités propres à la formation à distance ou à l'accompagnement du handicap. Le guide de lecture laisse le choix du canal : les documents peuvent être adressés aux bénéficiaires par mail ou par courrier, ou bien être disponibles sur le site internet ou affichés dans les locaux, à condition que les bénéficiaires en soient informés. Une mise en ligne que personne n'a signalée aux bénéficiaires ne suffit donc pas. Le tableau ci-dessous reprend les exemples cités par le guide selon la situation ; ils ne forment pas une liste obligatoire.

Exemples de preuves pour l'indicateur 9

Le guide de lecture cite les preuves suivantes à titre d'exemples, non exhaustifs. Bonne pratique, non imposée par le guide : conserver la trace de la transmission de ces documents, par exemple l'e-mail d'envoi, pour pouvoir montrer que les bénéficiaires en ont été informés.

• →Règlement intérieur
• →Livret d'accueil
• →Convocation
• →Conditions générales d'utilisation (CGU)
• →Noms des référents pédagogiques et administratifs, organigramme
• →Informations sur les aspects périphériques à la formation : hébergement, restauration, transport, rémunération
• →Modalités d'accès, de suivi et d'accompagnement des personnes en situation de handicap
• →Pour la FOAD : modalités d'accès au LMS, assistance technique et pédagogique, modalités de réalisation des séquences à distance

Comment Kaliopi vous aide sur l'indicateur 9

L'indicateur 9 fait partie des indicateurs couverts par Kaliopi, au moyen des convocations et des documents de session. La convocation est produite à partir des données de la session : modalité (présentiel, distance ou hybride), dates et horaires, formateurs, objectifs de la formation et informations pratiques. Elle est envoyée aux stagiaires par e-mail depuis Kaliopi, et l'envoi est conservé dans la session. Kaliopi génère aussi un règlement intérieur, à relire et à adapter à votre organisme. Les informations propres à votre organisme, comme les aspects périphériques, les modalités d'accueil des personnes en situation de handicap ou l'accès à votre plateforme à distance, restent à rédiger par vos soins pour être communiquées. Ces fonctions sont gratuites, comme toutes les fonctions Qualiopi de Kaliopi.

Points clés à retenir