Logiciel Qualiopi gratuit : fonctions incluses et limites

Pourquoi certains logiciels Qualiopi sont payants

Les offres varient selon le périmètre : gestion des formations, CRM, facturation, apprentissage, intégrations ou accompagnement. Comparez le coût pour votre volume réel de sessions et les fonctions dont vous avez besoin. Un prix d’appel ne permet pas, à lui seul, de comparer deux offres.

• →Vérifiez les limites de signatures, de comptes, de sessions et de stockage.
• →Demandez si la reprise de données et la mise en service sont incluses.
• →Consultez les tarifs actuels de chaque éditeur et la durée d’engagement.

À lire aussi : Site officiel Digiforma, Site officiel Dendreo, Site officiel SmartOF

Ce qu’un logiciel peut apporter à votre préparation Qualiopi

Un logiciel centralise les informations et les pièces utiles à l’audit. Le périmètre applicable dépend de vos activités : la présence d’une fonctionnalité ne prouve pas, à elle seule, votre conformité. Kaliopi s’adresse aux organismes de formation et formateurs qui organisent des formations non certifiantes.

• →Rassembler les programmes, conventions, convocations et attestations.
• →Organiser l’émargement et les questionnaires d’évaluation et de satisfaction.
• →Repérer les pièces manquantes grâce au suivi de 23 indicateurs.
• →Conserver les preuves et préparer leur consultation par l’auditeur.

À lire aussi : Périmètre du logiciel et rôle de l’éditeur

Les fonctionnalités incluses dans Kaliopi gratuit

Le plan gratuit reste accessible sans limite de durée. Le stockage n’est plus un motif de passage au Premium : les documents sont stockés sans limite de volume. L’offre se distingue par les fonctions IA et la personnalisation, pas par le nombre de formations.

• →Formations, sessions et stagiaires illimités.
• →Documents PDF, émargements et devis signés en ligne.
• →Questionnaires, envois d’emails, portail formateur et catalogue public.
• →Veille réglementaire et pédagogique incluse.
• →Export BPF automatique hors données financières, à compléter et vérifier avant déclaration.
• →Assistant IA : 10 messages sur une fenêtre glissante de 7 jours.

À lire aussi : Consulter les offres Kaliopi

Gratuit ou Premium IA : que choisir ?

Commencez par le plan gratuit pour gérer une formation et une session réelles. Le Premium IA (22,90 €/mois ou 229 €/an) répond à un besoin d’assistant sans limite, de connecteurs ou de présentation à votre marque. Il ne transforme pas l’export BPF en comptabilité complète.

• →Gratuit : gestion Qualiopi, documents, stockage et veille.
• →Premium IA : assistant sans limite, serveur MCP et connecteurs ChatGPT / claude.ai.
• →Premium IA : documents, emails et portail formateur à votre charte, support prioritaire.

Les limites à connaître avant de choisir

Kaliopi prépare et organise votre dossier ; il ne délivre pas la certification et ne décide pas des financements. Le suivi de 23 indicateurs ne constitue pas une couverture universelle de toutes les activités de formation. Le logiciel ne remplace ni votre comptabilité ni la vérification des pièces par votre organisme.

• →L’export BPF exclut les données financières, y compris en Premium IA.
• →La génération d’un document exige des informations exactes et une vérification de votre part.
• →Les besoins de CRM avancé, comptabilité ou gestion de CFA doivent être examinés séparément.

Tester le logiciel sur votre première session

Le test le plus utile consiste à dérouler votre propre parcours administratif. Vérifiez chaque document produit et les informations manquantes avant de l’envoyer à un client ou à un stagiaire.

• →Créez votre compte et renseignez votre organisme.
• →Ajoutez une formation avec ses objectifs, prérequis et modalités.
• →Créez une session, puis son dossier d’inscription et ses stagiaires.
• →Préparez les documents, émargements et questionnaires.
• →Consultez le suivi des preuves avant votre audit.

À lire aussi : Créer mon compte Kaliopi gratuit

Préparer une migration depuis un autre outil

Avant de changer de logiciel, faites l’inventaire de vos formations, sessions, documents signés et obligations d’archivage. Les fonctions d’import sont en cours de développement : contactez le support pour évaluer votre situation. Aucun délai de migration ni transfert automatique n’est garanti.

À lire aussi : Contacter l’équipe Kaliopi

Points clés à retenir